كتابة التقرير تشبه ماذا

• بداية التقرير.
• صلب التقرير.
• خاتمة التقرير.

بداية التقرير:

ويتواجد بها صفحة الغلاف، وصفحة المحتويات، والملخص العام، والمقدمة (الخلفية، الأهداف، المجال).

صلب التقرير:

ويتواجد به عرض للمعلومات والحقائق موضحة بالجداول، والرسوم البيانية، والدراسة التحليلية لها.

خاتمة التقرير:

ويتواجد بها النتائج، والتوصيات، والملاحق.

• المرسل.
• نص الرسالة.
• المرسل إليه.

المرسل:

وهو الشخص الذي يقوم بإنشاء الرسالة.

نص الرسالة:

وتحتوي على الموضوع المراد إرساله، وتتضمن أيضاً كتابة سبب إرسال الرسالة، أو عنوان الرسالة، مما لا يجعل كتابة التقرير تشبه الرسالة، إذ يحتوي نص الرسالة على يلي:

• الاستفتاح: وهو فاتحة الرسالة التي تحتوي على اسم المرسل إليه، والبسملة أو التحميد أو قول السلام عليك كفاتحة للرسالة.
• الغرض: وهو متن الرسالة الذي قد يكون  مدحاً، أو اعتذاراً، أو تهنئة، أو تعزية،
  
  أو رثاء، أو غيرها من الأمور.
• الخاتمة: وتوضع في نهاية الرسالة إما على شكل دعاء للمرسل إليه، أو أبيات من الشعر أو غيرها من الأمور.

المرسل إليه:

وهو الشخص الذي يتلقى الرسالة من المرسل، ويجب أن يراعى أثناء كتابة

الرسالة إظهــار الإحتــرام للمرسل إليــه وذلــك مــن خلال ذكر لقبه، أو منصبه الوظيفي، أو

الاجتماعي.

• تبعاً لزمن الإصدار (تقارير دورية، أو تقارير غير دورية).
• تبعاً لهدف التقرير (تقارير متابعة، أو معلومات، أو دراسات، أو تقييم أداء).
• تبعاً لنوع المحتوى (تقارير مالية ومحاسبية، أو أنشطة، أو أفراد).
• تبعاً للشكل: (تقارير سابقة التصميم، أو تقارير فردية).
• تبعاً لجهة التوجيه (تقارير داخلية، أو تقارير خارجية).
• تبعاً للمنهج (تقارير تاريخية، أو وصفية، أو إحصائية، أو مقارنة)

زمن الإصدار:

• تقارير دورية: تغطي فترات زمنية ثابتة تحددها جهة العمل؛ فقد تكون يومية، أو أسبوعية، أو شهرية، أو ربع سنوية، أو نصف سنوية، أو سنوية.
• تقارير غير دورية: تغطي فترات زمنية غير ثابتة، وتسمى بالتقارير الاستثنائية لأنها مرتبطة بأحداث معينة.

الهدف من التقرير:

• تقارير متابعة: تتابع الخطط الموضوعة والمشروعات الجاهزة.
• تقارير معلومات: تسمى بالتقارير الإخبارية لأنها تنقل معلومات أو أحداث، وقد تظن أن كتابة التقرير تشبه الرسالة في هذا النوع؛ ولكن ف الحقيقة إن الهيكل والمضمون مختلف تماماً.
• تقارير دراسات: تعرض نتائج الدراسات التي تجري داخل المؤسسة.
• تقارير تقييم أداء: تقيم الأداء وفقاً لمعايير موضوعة مسبقاً، فقد تكون تقارير تقييم أداء أفراد أو إدارات، ويترتب عليها اتخاذ قرارات معينة.

نوع المحتوى:

• تقارير مالية ومحاسبية: تعبر عن المواقف المالية، والخسائر، والأرباح بالأرقام والحسابات.
• تقارير أنشطة: يطلق عليها تقارير إدارية وتعكس الأنشطة المختلفة للمؤسسة.
• تقارير أفراد: تتضمن معلومات عن الأفراد، توضع الجانب الشخصي والسلوكي والأخلاقي؛ ومن أمثلتها: تقارير فترة اختبار الموظفين حديثاً.

شكل التقرير:

• تقارير سابقة التصميم: هي نماذج مطبوعة وعلى الكاتب ملئها؛ مثل تقارير الحقائب المفقودة بالمطارات، وتقارير الصيانة الدورية للآلات.
• تقارير فردية: لا يتحتم فيها الالتزام بنمط معين.

الجهة الموجه إليها التقرير:

• تقارير داخلية: يُرفع للإدارات المختلفة داخل المؤسسة.
• تقارير خارجية: التقارير التي تُرفع للإدارات خارج المؤسسة مثل جهات الرقابة الحكومية.

المنهج الذي يتبعه التقرير:

• تقارير تاريخية: تتناول أحداث ماضية بالتحليل وتوضح تطورها.
• تقارير وصفية: تقدم وصفاً لأشياء بعينها؛ مثل: دراسات الدوى، وتقارير دراسة السوق.
• تقارير إحصائية: تشمل تحليل إحصائي للمواقف والأحداث داخل وخارج المؤسسة.
• تقارير مقارنة: تتناول نتائج وأنشطة المؤسسة، وتقارنها بغيرها من المؤسسات المنافسة. [2]