من مهارات إعداد وكتابة التقارير

تجهيز مسودة بأهم النقاط التي سيتم عرضها بالتقرير.
كتابة أهداف صياغة التقرير.
إعداد خطة لهيكلية التقارير.

تجهيز مسودة بأهم النقاط التي سيتم عرضها بالتقارير:

عند كتابة التقارير يجب تحديد ما يسمى الإطار العام أو هيكل التقارير وهو الشكل الذي يتوقعه كاتب التقارير بعد تحديد الهدف من كتابة وإعداد التقارير، مع العلم أنه يجب تحديد الميعاد النهائي لتقديم التقارير، مع تجهيز ورقة تسمى مستخلص تقرير للبدء في عرض أهم تفاصيل التقرير قبل تقديم الصورة النهائية منه.

كتابة أهداف صياغة التقرير:

يتم كتابة الأهداف المتعلقة بإعداد التقارير في بداية كل تقرير مع مراعاة استخدام أسلوب كتابة سهل ومُنقح لغوياً ومبسط ليناسب مستوى القارئ أو المستمع، ومن الأفضل دائماً إعداد التقارير عرضاً تفصيلياً بكتابة التقارير مؤرخة مع الاهتمام بتسلسل الأحداث وكتابة الأفكار على شكل فقرات.

إعداد خطة لهيكلية التقارير:

يتم وضع مسودة العمل قيد التنفيذ عن طريق تحديد العناصر الأساسية للموضوع ونقاطة الفرعية مع كتابة الفترة الزمنية المُخصصة للانتهاء من سرد كل عنصر رئيسي وفرعي، مع تحديد مصادر جمع بيانات التقرير بالتاريخ والساعة إن كانت لقاءات فردية مع بعض الموظفين أو المسؤولين أو اتصالات هاتفية سواء داخل أو خارج الشركة أو المؤسسة.[1]

خصائص كتابة التقارير

صفحة العنوان.
مقدمة التقارير.
كتابة موضوع التقرير.
التقرير النهائي.

صفحة العنوان:

يتم كتابة اسم الجهة التي سيتم عرض التقارير عليها.

مقدمة التقارير:

في الصفحة الأولي بعد صفحة العنوان وتحتوي على النقاط الرئيسية التي تم إعداد التقارير بها.

كتابة موضوع التقرير:

وهو المنهج والمستخلص الذي تم كتابتة لعرض الأفكار والأهداف والمعلومات الخاصة بالتقارير.

التقريرالنهائي:

وهو البيان النهائي الذي يحتوي على صفحة المقدمة وصفحة المصطلحات الفنية وصفحات التقارير الرئيسية وصفحة النتائج والتوصيات مع اضافة ملحق بالتقارير التي تم إعدادها يحتوي على أهم المصادر والمراجع التي تم استخدامها.

مع مراعاة النقاط التالية:

التأكد من المراجعة اللغوية للتقرير والتنسيق والشكل العامل للصفحات.
التأكد من ترتيب الصفحات الخاصة بالتقارير بشكل سليم.
كتابة ملخص بإيجاز للجوء له عند الحاجة.
عرض النتائج التي تم الإشارة اليها والتوصيات في قسم مستقل دائماً.
يمكن عرض جداول وبيانات كمرفقات في نهاية التقرير قبل قسم النتائج والتوصيات.
يجب أن يتم تجهيز نسخ متعددة من التقارير مع مراعاة قسم للملاحظات في صفحات التقارير لكتابة الملاحظات الخاصة بالتقرير.[2]

أهمية إعداد التقارير

أهم أدوات صنع القرار.
التحقيق والفحص الجاد.
التقييم.
تنمية مهارات العمل.
رأي محايد لخط سير العمل.

أهم أدوات صنع القرار:

يتطلب من المؤسسات ومنظمات الأعمال

إعداد التقارير

الخاصة بكل قسم إداري أو فني من أجل اتخاذ القرارات المناسبة والهامة الخاصة بخط سير العمل طبقاً للوارد في التقارير من نتائج خاصة فصنع القرار يأتي من مجموعة من الأشخاص الاعتباريين داخل المؤسسة أما اتخاذ القرار النهائي من أصحاب المصلحة.

التحقيق والفحص الجاد:

في حالة مواجهة بعض المشكلات الإدارية أو المالية أو الفنية يتم اتخاذ قرار بإعداد لجنة تقوم بدراسة المشكلات وتقييم أداء الإدارات وإعداد التقارير اللازمة للمدير التنفيذي المسؤول.

التقييم:

يعتمد المسؤولين في الشركات والمنظمات على التقارير اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية من أجل مراقبة السلوك الإداري لكل قسم وإعداد التقارير هي البصيرة النافذة لصاحب العمل والمصدر الحيوي للمعلومات.

تنمية مهارات العمل:

تنمية الأعمال داخل المؤسسات يعتمد بشكل كبير على مراقبة خط سير العمل وإعداد التقارير بمهارة وجودة من أجل الحصول على نتائج يتم استخدامها لتطوير خط سير العمل.

رأي محايد لخط سير العمل:

إعداد التقارير يتطلب الأمانة والإخلاص والضمير الحي بعيداً عن الأهواء الشخصية لأن الموظف المسؤول بالإشراف وإعداد التقارير يعمل بشكل مستقل من أجل تفسير وتحقيق وتقييم بعض العمليات الإدارية أو الفنية المتعلقة بتنفيذ الأعمال كما أن إعداد التقارير من الأدوات الإدارية التي تحتاج دائماً إلى التخطيط والتنسيق.[3]

أهم أنواع التقارير

تقارير إعلامية.
التقارير التحليلية.
التقرير التشغيلي.
تقرير المنتج.
تقرير الصناعات.
التقارير المرحلية.
التقارير الداخلية.
التقارير الخارجية.
التقرير الرأسي أو الجانبي.

تقارير إعلامية:

وهي نوع من تقديم البيانات الواقعية الخاصة بموضوع شائك، ومن الممكن أن يشمل التقرير الإعلامي تقارير النفقات وتقارير الأداء وتقارير التبرير، ومن أهم السمات الخاصة بهذا النوع من التقارير وإعدادها هي الموضوعية أي أنها تقارير تتبع أداء عمل دون نتائج أو فرضيات.

التقارير التحليلية

: ويمكن إعداد التقارير التحليلية بمهارة ودقة فهي مزيج من أهم المعلومات التي تساعد على صنع القرار من خلال البيانات المتعددة التي يتم عرضها وهي بيانات نوعية وكمية وتاريخية ويعتبر إعداد التقارير التحليلية عكس التقارير الإعلامية لأن التقارير التحليلية تعتمد بشكل كبير على التوصيات من أجل حل المشكلات باستخدام الأدوات التحليلية الخاصة بصياغة التقارير.

التقرير التشغيلي:

هي تقارير التعقب والتي لها صلة هامة بأسس تشغيل الشركات وعمليات الإنتاج وهي تقارير قصيرة الأجل أي قصيرة المدى من أجل تحديد المشكلات والحلول وفرص تحسين الكفاءة والأداء التشغيلي من مشكلات خاصة بالعمالة أو الآت مستخدمة ومن

أهم التخصصات

التي تحتاج إلى إعداد التقارير التشغيلية الصناعات والخدمات اللوجستية والبيع لأن البيع يحتاج تقارير خاصة بتتبع المخزون والإنتاج والتكاليف.

تقرير المنتج:

وهو من أهم أنواع التقارير المستخدمة لمراقبة الجوانب المتعلقة بصناعة المنتج وأداء المنتج وتطوير المنتج وخدمة العملاء الخاصة بعرضه وغالباً يتم استخدام التقارير الخاصة بالمنتجات لحساب المخزون أيضاً وتحديد سلوك العملاء بتقرير بحثي شامل عن المنتجات وتطويرها واهتمامات العملاء.

تقرير الصناعات:

وهو الأكثر شيوعاً في مجال الصناعات لأن إعداد التقارير الخاصة بالصناعات يُتيح نظرة عامة على السوق ويظهر اتجاهات التطوير الهامة الخاصة بالشركات وحجم الصناعات، كما أن تقارير الصناعات من الأدوات الهامة للشركات التي تبحث في تطوير أعمالها بمشاريع خاصة وبخطوط إنتاج جديدة فيظهر التقرير الجيد القدرة التنافسية ومعايير أداء المنتجات والصناعات.

التقارير المرحلية:

وهي تقارير لفترات محددة حول المشروعات ويتم إعداد هذه التقارير كتقارير أسبوعية أو شهرية من قبل الإداريين من أجل تتبع الأداء وضبط المهام وذلك من أجل تطوير المشروع ويتم استخدام التقرير المرحلي في الاجتماعات والمناقشات مثل بطاقة أداء المؤشرات الرئيسية.

التقرير الداخلي:

هو تقرير يتم استخدامه بين أعضاء الفريق والإدارات من أجل الحفاظ على الاتصالات فيما يتعلق بتنسيق أهداف العمل، وإعداد التقرير الداخلي من الأدوات التي تساعد على توفير رؤية لأداء كل قسم داخل الهيكل الإداري التنظيمي للشركات من أجل إيجاد المشكلات وتوفير الحلول لها.

التقرير الخارجية:

إعداد التقرير الخارجي هو عامل مساعد لتبادل المعلومات وله علاقة بدراسة سلوك العملاء وأراءهم واحتياجاتهم لتحديد أهم الخطط الاستراتيجية الفعالة لتنسيق العمل الإداري بكفاءة

التقرير الرأسي أو الجانبي:

هو تقرير إداري يتم إعداد هرمياً أي باستخدام التسلسل الهرمي من أجل إعداد التقرير الإداري أو المالي أو التسويقي.[4]