يتطلب الكثير من الأشخاص في مجال عملهم ذلك أن يقوموا بأعداد تقارير ،وهناك فئة كبيرة منهم لا تعرف ما هي الأسس ،و الخطوات التي يمكنهم اتباعها لكتابة التقارير ،و خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف عزيزي القارئ على هذه الخطوات ،و كذلك الطريقة المناسبة لكتابة المقدمة فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .
أولاً لمحة سريعة عن التقرير و أهميته ..
يمكن تعريف التقارير بأنها أحد أهم أنواع الكتابات الوظيفية ، كونها تتألف من مجموعة هائلة من المعلومات الدقيقة و الواضحة التي تبرز قضية معينة و تبين جميع جوانبها بأسلوب مميز ،و يوجد عدة أنواع من التقارير فهناك التقارير المالية ،و التقارير العلمية و التقارير الإدارية ،و تقارير المتابعة و تقييم الأداء ،وغيرها .و تمتلك التقارير أهمية كبرى كونها تتولى مهمة عرض الموضوعات بشكل مفصل بداية من الأهداف التي يريد الوصول إليها ،وصولاً إلى العقبات ،و من ثم التوصل إلى مجموعة مميزة من الأفكار المفيدة و الحلول الفعالة ،و محاولة تطبيقها بشكل يخدم مصلحة العمل ،و تعد أيضاً مصدراً هاماً للحصول على المعلومات و من ثم اتخاذ القرارات و اصدار الأحكام الصائبة ،و كذلك تعد التقارير وسيلة هامة للتعرف على الأعمال التي تم إنجازها ،و الأعمال المعطلة التي لم يتم انجازها .
ثانياً كيف تنجح في كتابة التقرير ..؟
هناك مجموعة أساسية من القواعد ،و الشروط التي يجب توافرها في جميع أنواع التقارير بشكل يضمن تميز التقرير ،و مساهمته في تحقيق الأهداف المنشودة فمثلاً من الضروري الإهتمام بشكل التقرير ،و تنظيمه ،و تنسيقه ،و الإعتماد على أسلوب مميز في كتابته بعيداً عن الأخطاء الإملائية ،و التعبيرات ،و الألفاظ الغير صحيحة ،و معاني الكلمات الغامضة ،و يجب أيضاً أن يلتزم الشخص الذي يقوم بكتابة التقرير بالشفافية ،و الموضوعية ،و يتجنب الميول ،و الدوافع الشخصية ،و لذلك لكي يؤدي المهمة المطلوبة بنجاح .
ثالثاً ما هي طريقة كتابة التقرير ..؟
أفضل الطرق لكتابة التقرير هي تقسيمه إلى أجزاء ،و على الكاتب أن يحرص على يعطي كل جزء من أجزاء التقرير المعلومات الخاصة به بشكل صحيح ،و دقيق ،و قبل البدء في كتابة التقرير عليه أن يقوم أولاً بحصر كافة المعلومات ،و البيانات المرتعلقة بموضوع التقرير ،و بعد ذلك يقوم بدراستها ،و تحليلها بشكل دقيق لكي يتمكن من الوصول إلى نتائج حقيقية ،و بعد ذلك يقوم بكتابة التقرير ،و الذي يشتمل على مجموعة من الأجزاء ( المقدمة – مضمون التقرير – الصفحة الخاصة بالبيانات الشخصية المتعلقة بالشخص الذي قام بكتابة التقرير – الخاتمة – المصادر التي تم الإعتماد عليها في كتابة التقرير ) .
أقرأ :
التقارير الإدارية و قواعد كتابتها
رابعاً كيف تكتب مقدمة التقرير ..؟
تعتبر كتابة المقدمة من الأمور الصعبة بالنسبة للكثير من الأشخاص الذي يقومون بكتابة التقارير ،و هذا لأنها تعد أهم جزء في التقرير ،و بناء عليها سيقرر القارئ هل سيكمل قراءة التقرير أم لا ..؟ ،و لذلك بدلاً من كتابة المقدمة في البداية يمكن تأجيل هذه الخطوة إلى النهاية بعد كتابة جميع الأجزاء الآخرى سواء المضمون أو الخاتمة أو غير ذلك .. بحيث يكون الكاتب قد قام بتكوين فكرة شاملة تجعله قادراً على كتابة موجز مبسط ،و واضح عن الموضوع الذي يتناوله التقرير ،و يمكن للكاتب أن يقوم بتقسيم مقدمة التقرير إلى عدة أجزاء كل جزء يتكون من أربعة سطور الجزء الأول يخصصه للعبارات ،و الجمل الإفتتاحية ،و الجزء الثاني يتضمن إعطاء لمحة موجزة عن الموضوع ،و كذلك العوامل التي دعت إلى كتابة هذا التقرير ،و الأهداف التي يسعى التقرير لإنجازها ،و في الجزء الثالث يقوم الكاتب بالتحدث عن الموضوعات و الفصول التي سيتناولها التقرير ،و بعد ذكر يقوم بذكر العقبات التي واجهها عند إعداد هذا التقرير ،و بالطبع عليه الإلتزام بالتنسيق ،و ترك مسافة بين الفقرات أو الأجزاء ،و ذلك حتى يشجع القارئ على متابعة قراءة التقرير حتى نهايته دون ملل .