طريقة ترتيب الملفات في المكتب

يحتاج الموظف المتميز إلى ترتيب ملفاته الموجودة داخل المكتب و فترتيب الملفات هو علامة من علامات النظافة الموظف كما أنها من أحد العوامل الهامة لزيادة قدرة الموظف على أداء عمله بتركيز ، فالمكان الذي يعمل به الإنسان إذا كان مرتبًا و نظيفًا يكون عامل لتصفية الذهن و استرخاء الموظف ، أما إذا كان المكان غير نظيف فالموظف يتشتت و لا يقوم بتأدية واجبه على أكمل وجه ، و عملية تنظيم الملفات هي أحد العمليات الشاقة التي قد تقابل الموظف ، و يجب على الموظف أن يقوم بمتابعة تلك العملية أول بأول حتى لا تصبح عملية شاقة على الموظف .

طريقة ترتيب الملفات في المكتب


:



أولًا


:

يجب على الموظف المتميز أن يقوم بوضع ترتيب ملفات

المكتب

الخاصة به  في أولوياته و يعتبر مهمة ترتيب ملفات المكتب جزء هام من ضمن جدول عمله اليومي ، و أيضًا يجب اعتبارها مهمة يومية لابد من إنجازها و متابعتها أول بأول ، و على الموظف الناجح عدم إهمال الملفات إذا تراكمت ، مع العلم أنه يمكن جدولة عملية تنظيم و ترتيب الملفات .

ثانيًا


:

يجب على الموظف المتميز أن يقوم بمتابعة أوراق العمل و الملفات بدقة و حكمة منذ بداية كتابتها ، و العمل على فرزها حسب الموضوع و التاريخ و الإهتمام بحفظها في ملفات منفصلة و في مكان آمن ، و يجب صنع خزانة خاصة بالملفات لكي يتم ترتيبها بداخل خزانة حفظ الملفات حسب التسلسل المرغوب فيه ، و أشهر التسلسلات المعروفة هي الترتيب حسب أهمية موضوع أوراق الملفات مع مراعاة الترتيب من الأقدم للأحدث منها، و ذلك من أجل تسهيل إخراج أي ملف يتم طلبه للعمل بشكل بسريع .

ثالثًا


:

هناك نوع آخر من التسلسلات و هو ترتيب الملفات حسب الأحرف و الترتيب الأبجدي ، مع مراعاة التأكد من تصنيف الملفات حسب أهميتها في العمل من حيث تسلسل أسماء الشركات المتعامل معها و العملاء .

رابعًا


:

يجب على الموظف المتميز أن يقوم بالعمل على تدوين و كتابة أسماء الملفات على الغلاف الخارجي للملفات بخط واضح و شكل مفهوم ، و بعد ذلك يجب وضع الملفات  في خزانة الملفات حسب التسلسل الأبجدي ، و يجب التأكد من وضع كل ملف في مكانه الصحيح بعد استخدامه ، مع مراعاة عدم وضع جميع الملفات في نفس الخزانة ، و عدم تراكمها حتى يصبح من السهل العثور عليها و استخدامها .

خامسًا


:

يجب على الموظف المتميز أن يقوم بتقسيم الملفات من خلال وضعها في  مجموعات و فرزها حسب أسماء الشركات و العملاء ، مع مراعاة الترتيب الأبجدي لكل مجموعة ، و هذا الأمر من الطرق التي تعمل على تسهيل الحصول على الملف في حالة طلبه .

سادسًا


:

يجب على الموظف المتميز في عمله أن يقوم بتقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي أو الشهري للمكتب ، و هذه الطريقة توفر الكثير من الجهد و تحفظ الملفات بصورة أسهل و أسرع .

سابعًا


:

يمكن حفظ الملفات التي تخص العام بأكمله في نهاية كل عام على حدة ، و هكذا يكون من السهل الحصول على الملفات المطلوبة بأسرع وقت .

ثامنًا


:

يمكن تقسيم الملفات إلى ثلاثة أقسام و هم ، الملفات المهمة جداً صاحبة الأولوية ، ثم الملفات الأقل أهمية ، و أخيرًا العادية و يجب تحديد كلا منها بلون مميز .

تاسعًا


:

يجب الاهتمام بوضع علامات ترقيم لكي تساعد في تمييز الملفات عن بعضها البعض ، فهذه الطريقة تفيد خاصة إذا كانت الملفات كثيرة و متراكمة .