كيفية اعداد خطة عمل تنفيذية
مما لاشك فيه أننا نعيش الآن أزهي عصور تطور الأعمال و
المشاريع الاقتصادية
، فنحن في أيامنا هذه نلحظ ارتفاعًا هائلًا في معدلات النمو الاقتصادية ، و التي ترتبط ارتباطا وثيقًا بالأعداد المتزايدة للمشاريع المتنوعة باختلاف مجالاتها و أحجامها و الأشخاص المستفيدين منها ، مما يطرح العديد من المشكلات على ساحة الأعمال ، و التي تواجه أصحاب الشركات و المؤسسات و حتى العاملين في هذه الكيانات.
و للتغلب على هذه المشكلات يتطلب ذلك الوقت و الجهد و المزيد من التكاليف ، هذا طبعا إن لم تمتلك المؤسسة خطة للعمل ، فخطة العمل هي طوق النجاة للشركات و المؤسسات سواء كانت مؤسسة عملاقة أو حتى مشروعّا صغير الحجم ، و لذلك سنتعرف سويًا في هذا المقال على أهمية وضع خطة عمل وكيفية إعدادها بطريقة صحيحة و مبسطة و معرفة الدور الذي تستطيع القيام به ، لوضع هذه الخطة مهما كان موقعك بالنسبة لكيان العمل.
ما هي خطة العمل
تعتبر خطة عمل أي مشروع هي بوصلة الاتجاهات لهذا المشروع ، فهي الطريقة المختصرة للوصول إلى هدفك ، خطة العمل هي الخريطة التي تحدد مسار المشروع للوصول إلى الهدف الرئيسي منه ، و مفاتيح مواجهة أي عقبات دون التعرض للخسائر ، و بدون الحاجة إلى المخاطرة ، و كيفية استغلال و توظيف جميع الموارد المتاحة لخدمة الهدف الرئيسي من المشروع بأفضل صورة.
أهمية تحديد خطة عمل لأي مشروع
و لأن العمل دون وضع وتحديد خطة عمل تنفيذية هو كتوجيه سفينة بدون دفة قيادة ، فلابد من لفت الانتباه إلى الأهمية العظيمة لخطة العمل ، و التي يمكننا إيجاز بعض أهم نقاطها كما يلي:
– إعداد خطة العمل هو بمثابة الحصول على دليل استخدام المنتج للمشروع.
– توفير فكرة عامة دقيقة عن سوق العمل و المنافسين و الموارد.
– إعداد خطة العمل للمشروع يمكنك من التعرف عن كثب على إمكانياتك و موقعك بالنسبة لسوق العمل.
– الإجابة عن جميع الأسئلة التي تطرحها قبل البدء في مشروعك ، و الإعداد له مما يعطيك نوعًا من السيطرة على الأمور .
– تعمل خطة العمل على تقليل نسبة المغامرة للمشروع و الحد من الخسائر عن طريق توقع للمشكلات الواردة مع وضح حلول مستقبلية لها.
– تعمل خطة العمل على ربط مكونات العمل معًا بشكل واضح للعلاقات بينها .
العناصر الأساسية لإعداد خطة عمل تنفيذية لأي مشروع
عند القيام بإعداد وتدوين
خطة العمل
لأي مشروع لابد من أن تحتوي على مجموعة من البنود ، تلك التي يمكن اعتبارها ثابتة في معظم التخصصات:
الملخص التنفيذي للمشروع ضمن صفحة واحدة و الذي يشمل :
– الرسالة المراد تحقيقها من خلال المشروع.
– وصف للمشروع بصورة موجزة .
– مراحل تنفيذ المشروع.
– موقع المشروع .
– مقومات النجاح المرجوة.
– التجهيزات المطلوب إعدادها قبل تنفيذ المشروع.
نظرة عامة عن الشركة في صفحة واحدة
و هذه النظرة لابد أن تشمل ما يلي:
– تاريخ الشركة .
– بعض من إنجازات الشركة المنفذة للمشروع.
– رؤية الشركة و شرح لمبادئها .
نبذة عن الخدمة أو المنتج في صفحة واحدة
و هذه النبذة تشمل ما يلي :
– شرح لتفاصيل المنتج بوضوح .
– فوائد المنتج و مميزاته بالنسبة للمستهلك.
– مؤهلات المنتج للمنافسة داخل السوق .
تحليل عام للقطاع الخاص بالمشروع مع وضع السوق
و تكون في ما يقارب 3صفحات بحيث تشمل:
– تحديد السوق المستهدف و حجمه.
– القدرة التنافسية للمشروع داخل
سوق العمل
.
– تحديات دخول سوق العمل.
عناصر خطة التسويق
و تكون في 4 صفحات تشمل :
– استراتيجيات التسويق بالسوق المستهدف .
– التسويق الإليكتروني و الذي يعد أحد أهم الأسواق في تلك الفترة الراهنة.
– نسبة المبيعات المتوقعة.
شرح لخطة التشغيل
و تكون في صفحتين بحيث تشمل:
– خطوات الإنتاج بنوع من التفصيل.
– طرق النقل .
– القيمة المضافة.
– نطاق التشغيل.
– التقنيات المستخدمة في المشروع.
خطة تطوير المشروع
و تكون في صفحتين و تشمل:
استراتيجيات التطوير على المدى القصير.
مبادئ الإدارة
و تكون في 3 صفحات و تشمل:
–
هيكل الشركة التنظيمي
.
– فريق إدارة الشركة .
– الملاك و نسبة كل فرد منهم.
مصادر التمويل
و تكون في صفحة واحدة بحيث تشمل :
– توقعات الربح المادي.
– نقطة التعادل.
– المخاطر المالية وطرق لتفاديها.
و لأن كل خطة أيًا كان نوعها و الهدف منها قد تحتمل
النجاح
أو الفشل ، يجب عند اتخاذ قرار إعداد خطة عمل لأي مشروع مراعاة الأسباب و المقومات التي قد يكون من شأنها الوصول بنجاح إلى الهدف الرئيسي للمشروع .
مقومات نجاح خطة عمل المشاريع
– تحديد الهدف الرئيسي للمشروع.
– تحديد المساهمين و أصحاب الأدوار الفعالة في خطة المشروع.
– إشراك معظم الكوادر للقيام بأدوار ضمن وضع خطة العمل.
– الإلمام بمحددات المشروع والمقومات المادية.
– البحث عن المشاكل المحتملة و محاولة تقديم حلول مسبقة لها.
– تقديم بدائل مقترحة .
– تحديد خطوات واضحة ومنظمة لخطة العمل.
– إعداد جدول زمني واضح ومفصل لتنفيذ خطة عمل المشروع.
– التسويق الجيد من أهم مقومات نجاح الخطة التنفيذية لأي مشروع.