مزايا برامج الجداول الحسابية

من مزايا برامج الجداول الحسابية

من السهل متابعة الدفع

• في حين أن أصحاب الأعمال الصغيرة والقادمين الجدد إلى المحاسبة قد يواجهون صعوبة في تتبع المدفوعات ، فإن جداول البيانات تقدم حلاً بسيطًا.
• غالبًا ما تستخدم جداول البيانات لتحليل الأموال التي يتم إنفاقها والدخل المستلم
  
  من استخدامات برنامج الجداول الحسابية
  
  .
• يسمح لك بتقسيم مبلغ المال الذي تنفقه وتتلقى حسب الفترة الزمنية والمصدر. على سبيل المثال ، يمكنك فصل أنواع مختلفة من النفقات ، مثل الإيجار أو التأمين ، وتتبع بالضبط المبلغ الذي يمكن إنفاقه عليها كل شهر باستخدام مخطط بسيط.

ربط البيانات ذات الصلة

• فائدة أخرى لاستخدام جداول البيانات هي أنه يمكنك ربط أوراق العمل.
• هذا مفيد لأشياء مثل التدفق النقدي حيث يتعين عليك ربط الرصيد الفعلي في البنك في نهاية الشهر الماضي بالرصيد الافتتاحي لذلك الشهر.
• للقيام بذلك ، ما عليك سوى الضغط على مفتاح = في الخلية التي تريد الارتباط بها ، ثم ضع المؤشر في الخلية التي تريد الارتباط بها.
• يعمل هذا أيضًا مع الميزانيات ، خاصةً إذا كنت قد أكملت ميزانية إنتاج في ورقة عمل ويجب ربط ذلك بميزانية رئيسية.
• بعد ذلك ، إذا تغيرت ميزانية الإنتاج ، فإنها تقوم تلقائيًا بتحديث الميزانية الرئيسية.

تنظيم البيانات

• تعد جداول البيانات بشكل عام واحدة من أبسط الاستخدامات لجمع البيانات وتنظيمها.
• يمكن وضع المعلومات بسهولة في أعمدة وصفوف ، ثم فرزها حسب نوع المعلومات.
• على الرغم من صعوبة تقديم مجموعة كبيرة من البيانات في حالتها الأولية ، فإن الأدوات الموجودة في البرنامج تسمح للمستخدم بإنشاء عروض تقديمية يتم فيها تحليل البيانات وربطها بالمخططات الدائرية أو الجداول لسهولة العرض والتفسير.

تبسيط العمليات الحسابية

• لا أحد يحب قضاء كل وقته في إجراء حسابات متكررة.
• أكبر جاذبية لجداول البيانات هي أن البرنامج يقوم بكل العمليات الحسابية للمستخدم.
• يمكن حساب العمليات الحسابية المعقدة بسهولة للبيانات ذات الصلة التي تم إدخالها ، بمجرد كتابة الصيغة ويكون للبرنامج أمر محدد.
• يتيح ذلك للمستخدمين طرح “أي أسئلة” والحصول بسهولة على الإجابات التي يحتاجون إليها دون الحاجة إلى إعادة ترتيب الحسابات.
• على سبيل المثال ، إذا تم إعداد جدول البيانات لحساب إجمالي الربح ، عند تغيير أي متغير مثل التكلفة لكل وحدة أو تكلفة الشحن أو خصم المبيعات ، يقوم البرنامج تلقائيًا بإعادة حساب إجمالي الربح الجديد استنادًا إلى المعلومات الجديدة.

وصول مستخدم متعدد

• في بيئة العمل التعاونية اليوم ، يحتاج العديد من المستخدمين في المكتب غالبًا إلى الوصول إلى نفس المستندات.
• عند استخدام Microsoft Excel ، يمكن مشاركة جداول البيانات ، ولكن يمكن لمستخدم واحد فقط تغيير البيانات في كل مرة. إذا تم عمل نسخ محلية وتحديثها ، فلن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إلى البيانات الجديدة.
• تقدم جداول بيانات Google حلاً لمشاركة الملفات وتسمح لعدة مستخدمين بالوصول إلى نموذج واحد وتحديثه.
• لاحظ أن الملفات لم يتم تسجيلها في أي من الحالتين.
• لذلك ، بغض النظر عن الشخص الذي أجرى التغييرات ومتى ، وبغض النظر عن وقت إجراء التغييرات ، ستفقد محفوظات المعلومات السابقة.

تنسيق مناسب

• عند العمل باستخدام الكثير من البيانات المالية ، سترغب في التنقل بسهولة قدر الإمكان.
• لحسن الحظ ، تقدم معظم برامج جداول البيانات مجموعة متنوعة من الأدوات لمساعدتك على جعل جداول البيانات جذابة بصريًا وسهلة الفهم.
• على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Ctrl + B أثناء تحديد خلية لتغميق كل النص في تلك الخلية ، هذا مفيد للمساعدة في إبراز العناوين والعلامات بسرعة.
• يمكنك أيضًا اختيار تلوين الخلايا ثم فرز البيانات حسب اللون.

يجعل من السهل إنشاء حساب فوري

• باستخدام الصيغ والتشفير ، يمكنك تعيين خلايا لحساب البيانات من أجلك بعدة طرق.
• هذا يجعل من السهل جدًا إنشاء مجاميع وإحصاءات يمكن استخدامها لإنشاء مقاييس أو تتبع أو تحديد نقاط بيانات أخرى مطلوبة.

سهلة التغيير

• لإنشاء بيانات جديدة ، كل ما عليك فعله هو إضافة أو حذف أو تغيير البيانات في الخلايا التي يتم قياسها.
• يتيح ذلك لجداول البيانات التكيف بسرعة مع التغييرات في عملك أو منزلك.

ينظم البيانات بشكل فعال

• عند استخدام جدول بيانات ، يمكنك تنظيم كميات كبيرة من البيانات بطريقة منظمة.
• يمكن تضمين التمثيلات المرئية لمساعدتك على فهم البيانات بشكل أفضل ، بما في ذلك الرسوم البيانية والمخططات ، بحيث يمكن قضاء المزيد من الوقت في استخدام البيانات بدلاً من محاولة استكشاف البيانات.

تقدم معظم جداول البيانات الدعم من جهات خارجية

• تعمل معظم ملفات جداول البيانات مع التطبيقات وخيارات البرامج الأخرى.
• على سبيل المثال ، يمكن قراءة ملفات Microsoft Excel في Open Office.
• يمكنك حفظ جدول بيانات Open Office بتنسيق Excel بحيث يمكن قراءته في MS Excel.

هناك خيارات للتكامل

• ستعمل العديد من برامج جداول البيانات مع تطبيقات وبرامج إنتاجية أخرى لإنشاء عروض تقديمية أو تقارير ديناميكية.
• يمكن أن يعمل مع Excel و Word و PowerPoint في Office 365 ، لذلك يمكن استخدام جداول البيانات في تنسيقات بيانات أخرى لأكثر من تنظيم البيانات وتخزينها.

يمكنك إنشاء جداول بيانات متعددة في ملف واحد

• على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تتبع إيصالات المبيعات ، يمكنك إنشاء سجل قيد التشغيل في جدول بيانات لجميع المعاملات التي تستغرق شهرًا واحدًا.
• يمكنك بعد ذلك وضع كل 12 شهرًا من العام في ملف جدول بيانات شامل واحد ، مما يسمح لك بالتنقل بين جداول البيانات الشهرية الفردية.
• هذا يجعل من السهل جدًا الوصول إلى جميع البيانات التي قد تكون مطلوبة.[1]

من وظائف الجداول الحسابية

عبارات IF

• يعد استخدام وظائف مثل عبارات IF مفيدًا جدًا في
  
  الجداول الحسابية
  
  .
• تخيل أن عليك تحليل مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على الأجور لمدة شهر.
• يمكنك استخدام عبارة IF للإشارة إلى ما إذا كان الموظف قد حصل على أجر زائد. قد يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل:

= إذا (A1> 37 ، نعم ، لا)

• هذا يعني أنه سيتم إنشاء استجابة “نعم” إذا كان عدد الساعات المحدد في الخلية A1 أكبر من 37 ساعة ؛ خلاف ذلك ، يتم ذكر “لا”.
• يمكن أيضًا استخدام عبارات IF في العمليات الحسابية.
• لذلك إذا نظرنا إلى مندوبي مبيعات إحدى المؤسسات ، وإذا كسبوا أكثر من 5000 جنيه إسترليني من المبيعات ، فقد نعطيهم 0.5٪ من إجمالي قيمة المبيعات أسبوعياً.
• يمكن القيام بذلك من خلال الوظيفة التالية:

= IF (A1> 5000، الخلية A3 * 0،05،0)

دالة SUM

• هذه مهمة سريعة وسهلة للغاية وتوفر الكثير من الوقت.
• بدلاً من إضافة كميات كبيرة من البيانات إلى الآلة الحاسبة ، يمكنك الحصول على مبلغ عن طريق تحديد دالة SUM ببساطة ، مع تمييز كل شيء تريد إضافته.

بحث وظائف

• HORIZONTAL أو VLOOKUP هي إحدى الأدوات التي كثيرًا ما يستخدمها المحاسبون في Excel.
• تبحث هذه الوظيفة عن المعلومات المرتبطة بمعلومات محددة ويمكن أن تكون مفيدة جدًا في بيئة مراقبة المخزون.
• على سبيل المثال ، إذا كنت تريد معرفة ما إذا كان هناك عنصر معين في المخزون ، فيمكنك استخدام وظيفة HLOOKUP لمعرفة عدد العناصر المرتبطة برقم صنف معين.
• هذا يجعل عملية العثور على القيم المرتبطة بالقيم الأخرى أسرع بكثير.
• تعد الطلاقة في جداول البيانات وتحليل البيانات أمرًا ضروريًا لأي دور محاسبي ويتم تغطيته بعمق في دبلوم AAT المستوى 3 المتقدم. [2]