ما هي قاعدة 80/20 وكيفية استخدامها لزيادة الإنتاجية
ما هي قاعدة 80/20 :
مبدأ باريتو
عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت أو الإنتاجية ، فإن
قانون باريتو
، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80-20 ، سيظهر عاجلاً أم آجلاً، تقول أنه يمكنك غالبًا تحقيق 80 بالمائة من النتيجة المستهدفة باستخدام 20 بالمائة فقط، تبدو مغرية ، ولكن ليس القليل منها يخدم أيضًا كذريعة لمزيد من التراخي ، مما يجعل حكم باريتو خطيرًا، لكن الواحد تلو الآخر …
لوضعها ببساطة: هذه هي الطريقة التي يعمل بها مبدأ باريتو : تعود أصول مبدأ باريتو إلى المهندس وعالم الاجتماع والاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ، الذي أعطى المفهوم اسمه أيضًا، درس توزيع الثروة الوطنية في إيطاليا حوالي عام 1906 ووجد أن حوالي أربعة أخماس الثروة ، أي 80٪ ، تتركز في حوالي خمس (20٪) العائلات الإيطالية، من هذا خلص إلى أن البنوك يجب أن تعتني بهؤلاء الـ 20 في المائة من الأغنياء ، لأنهم سيكونون أكثر كفاءة ويحققون المزيد من الأرباح ، الأمر الذي جلب له انتقادات شديدة من 80 في المائة من السكان الآخرين.[1]
كيفية استخدام قاعدة 80/20 في زيادة الإنتاجية
لطالما اعتُبر مبدأ باريتو طريقة حقيقية لإدارة الوقت للعمل بكفاءة أكبر والتفكير في تحديد أولوياتك بحكمة أكثر ، خاصةً عندما يكون هناك الكثير لتفعله ويكون الوقت قصيرًا، ليس من غير المألوف بالنسبة لنا أن نتعامل مع المهام الفرعية الخاطئة الأقل أهمية ، ونفقد أنفسنا في التفاصيل ، وبالتالي لا نحرز أي تقدم في المشروع الفعلي.
جهد صغير – تأثير كبير
- بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة ، فغالبًا لا يكون الجهد بنسبة 100٪ هو الذي يحدد النجاح بنسبة 100٪ ، ولكنه عادةً ما يكون أقل بشكل ملحوظ.
- أو ، وفقًا لباريتو ، 20 في المائة فقط.
- ينتج عن هذا بعض النصائح لاستخدام مبدأ باريتو لتحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية:
حدد المهام ذات الصلة حقًا
- النقطة الحاسمة لاستخدام مبدأ باريتو لإدارة وقتك: تعرف على المهام التي تجعلك أقرب إلى هدفك.
- ضع في اعتبارك بالضبط ما تريد تحقيقه وألق نظرة فاحصة على المهام الفرعية الفردية.
- غالبًا ما يمكنك أن ترى للوهلة الأولى ما هو مهم حقًا ويساهم في النتيجة وأي المهام الأخرى تستغرق وقتًا طويلاً ولكنها تحقق فوائد إضافية قليلة.
ركز عملك
- غالبًا ما يكون الخطأ هو القتال على جميع الجبهات في نفس الوقت.
- الشعار: “الكثير يساعد كثيرا”. يوضح مبدأ باريتو أن هذا النهج تم تعريفه بشكل خاطئ.
- ركز جهودك بدلًا من الرغبة في فعل كل شيء دفعة واحدة.
- هذه هي الطريقة التي تتقدم بها بدلاً من مجرد القليل من كل شيء.
- مثال: يقول مديرك أنه يجب عليك إعداد عرض تقديمي للعميل واستخدامه لتوفير معلومات حول تقدم المشروع. لكن لديك ثلاث ساعات فقط للقيام بذلك.
- يمكنك الآن التحدث إلى جميع زملائك لتحديثهم ، وإنشاء رسومات ومخططات ، ودمج انتقالات بين الشرائح … ربما يمكنك فقط إدارة جزء صغير منهم في فترة زمنية قصيرة.
- أو يمكنك استخدام مبدأ باريتو: أنت تركز على الجوانب الأكثر أهمية. أنت تتحدث فقط إلى مدير المشروع ، ضع المعلومات الأساسية على الشرائح.
- وبعد وقت قصير ستحصل على نتيجة رائعة.
قبول الموارد المحدودة
- غالبًا ما يقف الموقف الخاطئ في طريق مبدأ باريتو.
- في بعض الأحيان عليك أن تقبل أن لديك موارد محدودة (الوقت).
- بدلاً من محاولة جعل المستحيل ممكناً ، اسأل نفسك: ما الذي يمكنني تحقيقه بالموارد؟
- يجد الكثيرون هذا الأمر صعبًا لأن كماليتهم العالية وتوقعاتهم تقف في طريقهم.
- ولكن مع العقلية الصحيحة ومبدأ باريتو ، ستحصل على نتائج أفضل[2]
أمثلة على مبدأ قاعدة 80/20
العامل الحاسم هو: أصبح مبدأ باريتو ، المعروف الآن أيضًا باسم “تأثير باريتو” أو “قاعدة 80/20” ، شعارًا ورمزًا للتوزيع غير المتكافئ أو عدم التوازن بين استخدام المال والدخل ومنذ ذلك الحين تم تطبيقه للعديد من المجالات:
- المبيعات
على سبيل المثال: هناك بالفعل شركات حيث يكون 20 بالمائة فقط من مندوبي المبيعات مسئولين عن 80 بالمائة من المبيعات.
- المستودعات
على سبيل المثال: ليس من غير المألوف أن تشغل 20 بالمائة من المنتجات 80 بالمائة من المساحة المتاحة.
- الإنتاجية
كمثال: مع تحديد الأولويات الصحيحة ، يمكن في كثير من الأحيان إنجاز 80 في المائة من العمل بنسبة 20 في المائة فقط من جميع الجهود.
- الإنترنت
على سبيل المثال: يتركز 80 بالمائة من حركة المرور على الإنترنت على 20 بالمائة من مواقع الويب.
- حركة المرور
كمثال: 20 بالمائة من الطرق تحمل 80 بالمائة من الحمل المروري.
- إدارة الوقت
على سبيل المثال: يمكن إكمال 80 بالمائة من المهام في 20 بالمائة من الوقت (بشكل صحيح!) ، النقطة الأخيرة على وجه الخصوص – العلاقة مع إدارة الوقت ، الإدارة الذاتية أعطت باريتو شعبية هائلة من حيث المبدأ او
أهداف استثمار الوقت
– التنظيم والإنتاجية.[3]
خطر قاعدة 80/20
ومع ذلك ، فإن صيغة 80-20 (أو “قاعدة 80/20”) غالبًا ما يُساء فهمها أو يُساء تفسيرها، بدلاً من مساعدة الإنتاجية والإدارة الذاتية ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان الفوائد أو حتى الإضرار بالقاعدة المطبقة بشكل غير صحيح، للتأكد من أن هذا لا يحدث لك ، نحذر في هذه المرحلة من مخاطر إساءة تفسير قاعدة 80/20:
الرهان المحير والعائد
- الخطأ التقليدي هو إضافة 100٪ من الرقمين.
- في هذه الحالة ، أولئك الذين وضعوا حصصًا بنسبة 20٪ أو 80٪ أرباحًا على الرسم البياني الدائري.
- خطأ! يقول مبدأ باريتو فقط أن 20 في المائة من الجهد يمكن أن يمثل 80 في المائة من الدخل.
- لكن الجهد والعودة ليسا نفس الشيء.
تجاهل 80٪
- مفهوم خاطئ آخر هو عكس السببية للقاعدة.
- في الأساس ، تتعلق إدارة الوقت بقاعدة 80/20 التي تركز على نسبة 20 بالمائة الفعالة لتحسين إنتاجيتك.
- لكن هذا لا يعني أنه يمكن الاستغناء عن الـ 80 في المائة الأخرى بشكل عام. في كل وظيفة هناك مهام يجب القيام بها ، لكنها ليست منتجة بشكل خاص: على سبيل المثال جمع المعلومات أو تقييم البيانات أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
- لا يمكنك ببساطة الاستغناء عنه تمامًا ، ولكن مع مبدأ باريتو ، تتعلم التركيز على أهمها عندما يكون الوقت قصيرًا ويجب تحقيق النتائج.
- مايكل جارتنر ، المحاضر في جامعة هارفارد والحائز على جائزة بوليتزر ، عبر عن ذلك بطريقة أخرى ، وبالتالي قدم تفسيرًا آخر مثيرًا للاهتمام لمبدأ باريتو: لقد وجد أن 20 بالمائة فقط من إهدار العمل هو ما يحرمنا من 80 بالمائة من المتعة في الشغل.
- سواء كانت اجتماعات غير مثمرة ، أو رؤساء فوضويون ، أو زملاء مغنيات.
- لكنها 20 في المائة فقط.
- في النهاية ، ما يهم هو الثمانين بالمائة الأخرى من العاطفة الحقيقية.[4]