خطوات تنظيم الدورات والبطولات الرياضية

بواسطةفوري

تنظيم وإدارة الدورات الرياضية

إن التنظيم لإقامة بطولة أو حدث رياضي لا يتم بشكل عشوائي حتى لو كان حدث محلي صغير، حيث يجب أن يتم الترتيب والتنظيم جيدًا قبل إقامة الحدث حتى يتم بشكل جيد وأمن، وحتى يستطيع كل من الرياضيين المشاركين والمتابعين أيضًا الاستمتاع بالمشاركة وبالمشاهدة أيضًا، ولعمل ذلك يجب أن

تتبع

مجموعة من الخطوات المعروفة لتنظيم الدورات الرياضية والبطولات[1]

خطوات تنظيم الدورات الرياضية

فيما يلي سوف نطرح خطوات تنظيم الدورات الرياضية:


  • التخطيط ووضع أهداف الدورات الرياضية

إن تدوين كل ما يخص الحدث وتفاصيله الدقيقة أمر هام وضروري، وكتابة الأفكار على الورق يساعد في تحسين عملية التفكير وعدم إهمال أي أمر أو عنصر من العناصر التي ستحتاجها للبطولة، مثل:

المساحة التي ستحتاجها سواء لإقامة البطولة أو للجماهير ، وما هو الغرض من إقامة هذا الحدث، ما هي الميزانية المطلوبة لإقامة الحدث، وفي ظل الظروف الحالية من المهم مراعاة كيفية تنفيذ شروط التباعد الاجتماعي أثناء إقامة أي حدث.، وغيرها من المتطلبات التي يجب توفيرها قبل إقامة الدورة أو البطولة.

ومن بين أهداف الدورات الرياضية التي يجب أن تحددها عند التخطيط لإقامة بطولة رياضية:


  1. تحديد

    ما هي

    القيم

    المجتمعية التي تروج لها البطولة.
  2. هل تريد مشاركة رياضيين محترفين أم هواة.
  3. هل تهدف الربح من تلك البطولة أم لا.
  4. من هو الجمهور التي تهدف لجذبه.[2]

كما أن الاتصال بوسائل الإعلام الصحيحة لتغطية البطولة أمر ضروري حيث يجب أن تبحث جيدًا قبل البدء في التنظيم عن وسائل الإعلاء المرئية والمقروءة لتغطية الحدث وتكون مهتمة بالكتابة عنه أو إذاعته، وليس بالضرورة أن تكون وسائل الإعلام عالية جدًا أو عالمية بل ابحث عن وسائل الإعلام التي تساعدك في نقل صورة جيدة عن الحدث وتساهم في زيادة الحضور الجماهيري.

كما يجب أن تحدد نمط الحدث الرياضي:

  1. هل ستقام مباراة لمرة واحدة أم أنه دوري.
  2. هل سيشمل الجدث رياضات متعددة .

  • تحديد  التواريخ الخاصة بالبطولة الرياضية

إن اختيار

التاريخ

لإقامة البطولة هو أمر حيوي بالنسبة للبطولات لأنك يجب أن تتأكد أن المواعيد التي اخترتها لا تتعارض سواء مع أي أحداث محلية أو عالمية أخرى.

وأيضًا فإنك تحتاج وقت للترويج للحدث الذي تنوي إقامته، لأن الترويج الجيد يعطي البطولة قوة.


  • اختيار مكان إقامة الدورات الرياضية

يجب أن تكون سعة مكان إقامة البطولة مساو للمساحة التي قمت بتحديدها في البداية أو أكبر، ويجب أن يكون آمنًا للاعبين والجماهير، ويجب أن يكون سهل في الوصول إليه سواء من داخل المدينة أو من خارجها.

وأيضًا هناك عدة أمور يجب أن تضعها في الاعتبار عند اختيار أماكن إقامة البطولات الرياضية، مثل:

  1. هل اللاعبين سيأتون من أماكن خارجية ويحتاجون لفنادق إقامة.
  2. هل يوجد أماكن للتدريب قبل البدء في المباريات.
  3. هل يوجد مكان مناسب لركن السيارات.
  4. هل يمكن للجماهير الوصول للمكان باستخدام وسائل النقل العامة.
  5. هل هناك مراحيض ومرافق عامة كافية في المكان لاستقبال الجماهير.
  6. هل

    الجمهور المستهدف

    سيكون من

    النساء

    وفي تلك الحالة قد تحتاج لمراحيض مؤمنة ومغلقة بشكل جيد.
  7. هل هناك غرف خلع ملابس كافية للاعبين المشاركين.
  8. هل المكان الذي ستقيم فيه البطولة يحتاج لتراخيص أو أي أوراق قبل أن تستطيع تنظيم بطولة فيه.

  • تحديد ميزانية البطولة والإمدادات

بعد أن تحدد الأهداف يجب أن تبدأ في وضع الميزانية بناء على كل ما سبق، وتشمل الميزانية جزء خاص بالمصاريف وجزء خاص بالعائد المتوقع للتأكد من أنك ستستفيد ماديًا إلا إذا كانت البطولة غير ربحية ،

ويجب أن تضمن جميع النفقات المتوقعة سواء الثابتة أو المتغيرة ،مثل إيجار المكان والتأمينات على اللاعبين والموظفين وتكاليف الأمن ونفقات

الطعام

للاعبين والمنظمين غيرها.

أيضًا يجب أن تقوم بحساب قيمة جميع الضرائب التي سيكون عليك دفعها سواء ضرائب قيمة مضافة أو ضرائب مبيعات أو غيرها حسب قوانين المنطقة التي تنظم فيها البطولة، ويمكنك الاستعانة بخبير في المحاسبة حتى لا تضر لدفع ضرائب أكبر من قيمة عوائد البطولة

ويمكنك أن تبحث عن رعاة ليقدموا الدعم المالي للبطولة، ويمكنك أن تعتمد على مبيعات التذاكر والمنتجات الأخرى التي ستباع على هامش الحدث .

وبعد

حساب

جميع التكاليف من المهم تضمين احتياطي تقدي يقدر بحوالي 15% من قيمة الميزانية لأي نفقات طارئة إضافية.

كما يجب أن تضع خطة لجميع الإمدادات الخاصة بالبطولة سواء الشهادات والميداليات والجوائز وغيرها من كافة متطلبات البطولة.

والحصول على موردين جيدين يعد من مفاتيح

النجاح

لأي منظم لحدث رياضي، وكلما تمكنت مع التعاقد مع الموردين في وقت مبكر كلما كان أفضل لأنك تستطيع الحصول على موردين جيدين بأسعار أفضل أما إذا انتظرت حتى اقتراب موعد البطولة فقد لا تجد سوى موردين سيئين وقد يفرضوا عليك أسعار أعلى بسبب ضيق الوقت.

وإذا كنت تنظم حدث رياضي لأول مرة فمن الضروري الحصول على عروض عديدة من موردين مختلفتين، مع التقصي عن الموردين الموثقين في المجال .

إن الحوادث أمر متوقع في أي حدث رياضي، لذلك قد يكون من المفيد الحصول على تأمين جيد لتغطية أي تعويضات أو تكاليف أو أضرار تلحق سواء بالملاعب أو بالأشخاص والتي يمكن أن تطالب بها بعد البطولة.


  • تجميع الموظفين والمتطوعين

يحتاج أي حدث رياضي ناجح لمشاركة مجموعة من الموظفين الجادين في التنسيق والتنظيم ، والحصول على الموظفين المناسبين أمر هام، وبالطبع يمكنك أن تطلب متطوعين إذا كان الحدث محلي أو سيساهم في دعم المجتمع بأي شكل لتقليل ميزانية التوظيف.

أيضًا يجب أن تحدد إذا كنت ستحتاج لطاقم تحكيم ومراقبين للبطولة أم لا، وإذا كان الحدث رسمي فيجب أن تحصل على حكام ومراقبين رسميين، ويفضل أن تقوم بالاتصال بهم والاتفاق معهم قبل البطولة بحوالي شهرين على الأقل حتى تضمن أنهم متفرغين لتغطية الحدث.


  • بيع تذاكر البطولات الرياضية

هناك عدد من المنصات المخصصة لبيع التذاكر على شبكة الإنترنت ، وبعض هذه المنصات مجانية، كما يمكنك الترويج للبطولة وبيع التذاكر عبر إحدى مواقع التواصل الاجتماعي، أو إرسال نشرات للمدارس المحلية وتقديم عروض على التذاكر كجزء من الترويج لبطولتك، ويمكنك توزيع بعض التذاكر المجانية على بعض المؤسسات التي تتوقع أن تساهم في الترويج للحدث.


  • مراجعة الخطة جيدًا

يجب أن تراجع جميع تفاصيل الخطة التنظيمية للحدث أو الدورة مع إدارة المكان الذي سيقام فيه ومع اللجنة التي ستشرف على التنظيم والموظفين والمتطوعين، حتى يفهم الجميع كيف ستدار البطولة.

ويجب أن تعين مسئولية كل فرد بشكل واضح قبل البدء حتى لا يحدث لبس أثناء البطولة.


  • الاتصال بالمشاركين في البطولة

بعد أن تخطط لكل شيء يجب أن تتوال مع الفرق أو الأفراد المشاركين في البطولة، وترسل كافة تفاصيل الحدث إليهم وتشمل التفاصيل ، اللوائح والقوانين المنظمة للعب، والجدول الزمني لكل أحداث البطولة محدد بدقة وبه تفاصيل أماكن إقامة البطولة وأماكن إقامة اللاعبين وغيرها من التفاصيل الدقيقة للمشاركين.